陜西某系統(tǒng)集成公司(以下簡稱公司)成立于2001年,公司專注于虛擬化、存儲、信息安全、大數(shù)據(jù)等技術的研究,為用戶提供包括EMC存儲、華為、IBM、聯(lián)想及浪潮、曙光等系列產(chǎn)品。公司基于“服務客戶、成就客戶”的經(jīng)營理念,不斷增強專業(yè)銷售技術團隊能力建設,打造優(yōu)質(zhì)平臺和高效專業(yè)的團隊,為客戶信息化建設提供一站式的服務。經(jīng)過十多年的銳意進取、創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新,現(xiàn)如今已經(jīng)發(fā)展成為西北地區(qū)具備一定規(guī)模和技術實力的現(xiàn)代化高新技術企業(yè)。
■ 問題與挑戰(zhàn)
公司經(jīng)過多年以來的發(fā)展,業(yè)務不斷擴張,渠道業(yè)務和系統(tǒng)集成項目逐漸增加,原先使用的用友U8已經(jīng)無法滿足公司的運營。例如:
銷售模塊:
1、公司有渠道銷售的業(yè)務模式,賬期方面需要根據(jù)客戶的質(zhì)量更規(guī)范的管理,財務之前一直是用手工核算賬期查看客戶質(zhì)量,希望系統(tǒng)可以有超期應收款以及相應的賬期管理等。
2、公司的經(jīng)營利潤一個比較重要的方式是按照實際回款額來核算的,加之業(yè)務人員也是根據(jù)實際回款額核算提成的,需要有回款經(jīng)營利潤的分析。
3、公司渠道業(yè)務很多,貨品種類繁多,庫存量相對較大。長時間未銷售出去的積壓商品,高層和商務銷售都不清楚。庫存里相應的商品超出的時間沒有相應報表和清單顯示。這些需要有一個較好的統(tǒng)計。
技術模塊:
1、工程師人數(shù)眾多,成本投入高,服務較難管理,服務人員外出后的去向很難跟蹤,經(jīng)常出現(xiàn)做私單等情況,造成人招的很多也是服務不過來。
2、售前的項目管理,公司銷售人員多,跟蹤的項目多,所以希望項目不管成功與否,希望將項目成交和失敗給銷售人員做為績效考核。比如失敗給多少績效、成交給多少績效等等。
行政模塊:
1、公司行政的費用審批繁瑣混亂、辦公用品采購、商務采購,希望小金額的采購需要經(jīng)過部門經(jīng)理的同意,大金額的采購則需要經(jīng)過管理者的同意,需要將兩類采購的審批分開。
2、公司員工數(shù)五六十人,經(jīng)常出現(xiàn)員工合同變更、職位異動。這一方面需要加強管理?!?br> 3、公司接的項目比較多,所以采購的貨品種類多達幾百種,經(jīng)常出現(xiàn)商品和發(fā)票對應不起來,管理混亂。
■ 快普解決方案
銷售模塊:
1、快普軟件可以根據(jù)客戶質(zhì)量情況,進行往來信用設置,可以設置信用額度金額數(shù)量、結賬方式是周結或者月結、結賬日何時截至、賬期天數(shù)為多少,超期應收款項等等。這樣就很好的管控約束了公司的客戶,一些長期拖欠款項的客戶就得到了很好的管理。
2、公司的產(chǎn)品銷售出去或者商務談成項目,并不能以馬上去結算提成,而是要根據(jù)客戶的實際回款額進行提成,快普擁有回款經(jīng)營利潤分析,銷售回款提成單等等。如此才不會造成可能客戶沒有付尾款或者不全額付款而已經(jīng)給銷售核算了提成等混亂情況,也幫助財務大大的減輕了相關的工作量。
3、快普很好的幫助解決的庫存積壓的問題,例如庫齡表:可以分析查詢貨品的庫存金額多少,最長庫齡和最短庫齡分別是多少,這能幫助公司很好的去選擇選用哪些貨品去做價格政策和產(chǎn)品促銷用來做庫存超時折價準備和統(tǒng)計,解決庫存積壓問題。
技術模塊:
1、快普可以對外出工程師做去向跟蹤、業(yè)績統(tǒng)計、派單跟蹤、維修記錄等等。對每一服務單從受理、派工跟蹤、審核關單到服務回訪進行全過程管理,包括受理信息、安裝維修信息、結算信息、更換配及返修貨品等;對工程師從派單到返回進行全過程跟蹤,實時跟蹤服務人員去向、查詢服務人員工作狀態(tài)、進行績效評定,解決客戶服務成本與客戶滿意度的矛盾,將被動的服務變成主動的服務。
2、快普為其提供商機管理,可以根據(jù)銷售人員提供的商機,根據(jù)商機的情況確定他的狀態(tài):比如是草稿、審核通過、不合格等等,以此判斷公司項目的跟進情況,為財務提供績效參考。
行政模塊:
1、作為不同的采購類型,很好的將各類采購區(qū)分開來,比如辦公用品的采購和商務的采購,快普也提供流程自定義功能,所以可以設置例如五萬以下的采購單據(jù)需要經(jīng)過總裁審批,五萬以下的單據(jù)需要經(jīng)過部門經(jīng)理審批等等,做到非常規(guī)范化的管理。
2、快普為公司員工職位變動例如轉崗或者轉正提供異動前后的記錄,通過人事異動單轉存為公司文檔。員工合同變動問題:如果員工工齡變動,需要重新簽訂勞動合同,也會有合同異動單的管理。這方面很好的為公司行政方面做了管理。
3、快普軟件針對采購會有相應的采購流程:有采購需求的話,提交采購意向-》商務詢價-》確定采購訂單-》采購,各個環(huán)節(jié)有相應人員審批,環(huán)環(huán)相扣,每一次采購都會對應一張發(fā)票,有統(tǒng)一的采購發(fā)票管理和采購發(fā)票明細表。
■ 應用結果
使用快普系統(tǒng),公司內(nèi)部整體辦公效率有了明顯的提高,客戶滿意度也有很大的提升。公司高層可以隨時查看經(jīng)營情況比如相關的資產(chǎn)負債情況和經(jīng)營回報分析,也很好的管理了公司銷售、服務以及內(nèi)部行政等等,公司的全盤運營也都更加的規(guī)范化了。